اصلاح فاکتور فروش در سامانه مودیان

فاکتورهایی که در سامانه مودیان ثبت می شوند باید در هنگام تکمیل موارد بسیار دقت کنید تا به صورت صحیح تکمیل شوند. چرا که این فاکتورها در سامانه مودیان مورد رصد کارشناسان امور مالیاتی قرار میگیرند. اما گاهی ممکن است به دلایل مختلف خطاهایی در ثبت فاکتور رخ دهد؛ از جمله اشتباه در اطلاعات خریدار یا فروشنده مغایرت در مبلغ یا تعداد کالاها و حتی عدم تأیید فاکتور توسط خریدار.

خوشبختانه سامانه مودیان این امکان را فراهم کرده است که در صورت وجود خطا اصلاح فاکتور انجام شود. این اصلاح می‌تواند از طریق صدور صورتحساب اصلاحی یا ابطال فاکتور و ثبت فاکتور جدید انجام شود. البته اصلاح فاکتور باید تحت شرایط خاصی صورت گیرد و لازم است مودیان با قوانین و روش‌های صحیح آن آشنا باشند تا از مشکلات مالیاتی و رد شدن اعتبار مالیاتی جلوگیری کنند.

در این مقاله به بررسی روش‌های اصلاح فاکتور در سامانه مودیان دلایل نیاز به اصلاح پیامدهای عدم اصلاح به‌موقع و راهکارهای پیشگیری از بروز این خطاها می‌پردازیم. اگر کسب‌وکار شما درگیر ثبت صورتحساب‌های مالیاتی است آگاهی از این نکات می‌تواند از بروز مشکلات جدی جلوگیری کند

دلایل نیاز به اصلاح فاکتور فروش در سامانه مودیان

در فرآیند صدور فاکتورهای فروش دقت و صحت اطلاعات بسیار حائز اهمیت است اما به هر حال ممکن است خطایی در هنگام ثبت فاکتور رخ داده دهد که نیاز به اصلاح داشته باشد. سامانه مودیان به‌عنوان یک سیستم نظارتی مالیاتی امکان اصلاح فاکتورهای اشتباه را فراهم کرده است اما این اصلاحات باید مطابق با قوانین و مقررات مشخصی انجام شوند تا از مشکلات مالیاتی جلوگیری شود.

برخی از مهم‌ترین دلایل نیاز به اصلاح فاکتور فروش شامل اشتباه در اطلاعات خریدار یا فروشنده مغایرت در قیمت یا تعداد کالاها عدم تأیید فاکتور توسط خریدار صدور فاکتور خارج از سامانه مودیان و تغییر شرایط معامله پس از ثبت فاکتور است. در صورتی که این خطاها به‌موقع اصلاح نشوند ممکن است فاکتور از سوی سازمان امور مالیاتی مردود شود و برای طرفین معامله تبعات مالیاتی به همراه داشته باشد.

در ادامه به بررسی هر یک از این دلایل و نحوه اصلاح آن‌ها در سامانه مودیان می‌پردازیم

اشتباه در اطلاعات خریدار یا فروشنده : یکی از متداول‌ترین دلایلی که باعث می‌شود فاکتور فروش نیاز به اصلاح داشته باشد اشتباه در اطلاعات خریدار یا فروشنده است. متاسفانه با وجود توصیه های فراوانی که صورت گرفته این اطلاعات اساسی توسط فروشنده به استباه وارد می شود. در فرآیند صدور فاکتور اطلاعاتی مانند نام و شناسه ملی کد اقتصادی آدرس شماره ثبت و نوع فعالیت تجاری باید به‌درستی ثبت شوند. اگر این اطلاعات به هر دلیلی اشتباه وارد شوند تویط خریدار و یا سامانه مودیان رد می شوند. برای اصلاح فاکتور با اطلاعات نادرست خریدار یا فروشنده دو روش وجود دارد : 

اگر اشتباه به صورت جزئی باشد فروشنده می‌تواند از گزینه اصلاح فاکتور در سامانه مودیان استفاده کند.در این حالت یک فاکتور اصلاحی صادر می‌شود که مشخصات اصلاح‌شده را در بر دارد.این فاکتور باید مجدداً توسط خریدار تأیید شود تا جایگزین فاکتور قبلی شود

اما اگر اشتباه اساسی باشد (مانند شناسه ملی یا کد اقتصادی نادرست) فاکتور قبلی باید ابطال شود و یک فاکتور جدید با اطلاعات درست صادر گردد.فروشنده باید در سامانه درخواست ابطال فاکتور را ثبت کند تا پس از تأیید خریدار فاکتور جدید صادر شود. البته قبل از ثبت فاکتور جدید خریدار باید تائید کند که فاکتور قبلی استباه بوده است

نکته ی مهمی که حتما باید به آن توجه شود در صورتی که فاکتور اصلاحی صادر شده باشد همان شماره فاکتور اصلی حفظ می‌شود اما اگر فاکتور ابطال و مجدداً صادر شود شماره جدیدی برای آن ثبت خواهد شد.

مغایرت در مبلغ تعداد یا شرح کالا و خدمات : یکی دیگر از رایج‌ترین دلایل نیاز به اصلاح فاکتور فروش در سامانه مودیان مغایرت در مبلغ تعداد یا شرح کالا و خدمات است. این مغایرت‌ها معمولاً زمانی رخ می‌دهند که فروشنده هنگام ثبت اطلاعات فاکتور اشتباه تایپی داشته باشد قیمت کالا را نادرست وارد کند یا تعداد کالا و خدمات را کمتر یا بیشتر از مقدار واقعی درج نماید. همچنین گاهی ممکن است توضیحات درج‌شده درباره کالا یا خدمت ارائه‌شده با مشخصات واقعی آن تطابق نداشته باشد. بسته به نوع و میزان خطای رخ‌داده دو روش برای اصلاح این نوع مغایرت‌ها وجود دارد : 

باز هم اگر مغایرت جزئی باشد فروشنده می‌تواند از طریق سامانه مودیان فاکتور اصلاحی صادر کند. در این فاکتور اصلاحی اطلاعات اشتباه تصحیح شده و نسخه جدید برای تأیید به خریدار ارسال می‌شود ر صورت تأیید خریدار فاکتور اصلاحی جایگزین فاکتور اولیه خواهد شد.

اما اگر مغایرت اساسی باشد فاکتور باطل می شود. به این نحو که فروشنده درخواست ابطال را در سامانه ثبت می‌کند و پس از تأیید خریدار یک فاکتور جدید با اطلاعات صحیح صادر و ارسال می‌شود.توجه داشته باشید که فاکتور جدید شماره جداگانه‌ای خواهد داشت و به عنوان یک صورتحساب کاملاً جدید در سامانه ثبت خواهد شد

نکته ی مهم : اگر اصلاح فاکتور پس از ارسال اظهارنامه مالیاتی انجام شود فروشنده باید اصلاحیه اظهارنامه را نیز ارائه دهد.

رد شدن فاکتور توسط خریدار در سامانه مودیان : اکر مغایرت در اطلاعات فاکتور وجود داشته باشد و یا کالا و خدمات برای خریدار صورت نگرفته باشد و یا عدم آگاهی خریدار منجر به رد فاکتور توسط خریدار می شود. دو راهکار در چنین شرایطی وجود دارد : 

اگر دلیل رد شدن فاکتور یک مغایرت جزئی در اطلاعات (مانند نام خریدار مبلغ فاکتور یا تعداد کالاها) باشد فروشنده می‌تواند یک فاکتور اصلاحی صادر کند فاکتور اصلاحی جایگزین فاکتور قبلی می‌شود و برای تأیید مجدد به خریدار ارسال می‌گردد. فاکتور جدید در صورت تائید خریدار در سامانه ثبت می شود

گر خطای اساسی در فاکتور وجود داشته باشد (مثلاً اگر خریدار اصلاً این معامله را انجام نداده باشد یا کالا و خدمات تحویل نگرفته باشد) فاکتور قبلی باید ابطال شود. پس از تأیید خریدار برای ابطال فروشنده باید یک فاکتور جدید با اطلاعات صحیح صادر کند و مجدداً برای خریدار ارسال نماید.

غییر در شرایط معامله (ابطال برگشت کالا یا اصلاح مبلغ) : در برخی موارد بعد از صدور فاکتور شرایط معامله تغییر می‌کند. این تغییرات ممکن است شامل ابطال معامله برگشت کالا یا اصلاح مبلغ فاکتور باشد. در سامانه مودیان ثبت این تغییرات به درستی اهمیت زیادی دارد زیرا تأثیر مستقیم بر مالیات بر ارزش افزوده اعتبار مالیاتی و تطابق اطلاعات مالیاتی بین خریدار و فروشنده دارد. در چنین شرایطی 

اگر معامله لغو شود فروشنده باید درخواست ابطال فاکتور را ثبت کند و خریدار آن را تأیید نماید.

اگر کالا برگشت داده شود فروشنده باید فاکتور برگشت از فروش صادر کند تا مالیات پرداخت‌شده اصلاح شود.

اگر مبلغ معامله تغییر کند باید فاکتور اصلاحی صادر شود و خریدار آن را تأیید کند.

روش‌های اصلاح فاکتور فروش در سامانه مودیان

در سامانه مودیان اصلاح فاکتورهای فروش به دو روش اصلی انجام می‌شود: صدور صورتحساب اصلاحی و ابطال فاکتور و صدور فاکتور جدید. انتخاب روش اصلاح بستگی به نوع خطا و میزان تغییرات مورد نیاز دارد

صورتحساب اصلاحی زمانی استفاده می‌شود که جزئیاتی از فاکتور قبلی مانند اطلاعات خریدار مبلغ تعداد کالا یا مالیات نیاز به تغییر داشته باشد اما کلیت معامله صحیح باشد. در این روش فروشنده یک فاکتور اصلاحی صادر می‌کند که جایگزین فاکتور قبلی می‌شود و این فاکتور جدید باید توسط خریدار تأیید گردد. اگر خریدار تأیید کند فاکتور اصلاحی در سامانه ثبت شده و محاسبات مالیاتی اصلاح می‌شود

در شرایطی که خطای اساسی در فاکتور وجود داشته باشد (مانند اشتباه در نام خریدار اشتباه در شرح کالا یا اشتباهاتی که با صورتحساب اصلاحی قابل حل نیستند) فاکتور باید به‌طور کامل ابطال شده و یک فاکتور جدید صادر گردد. برای این کار فروشنده در سامانه مودیان درخواست ابطال فاکتور را ثبت می‌کند و پس از تأیید خریدار فاکتور حذف می‌شود. سپس فروشنده باید یک فاکتور جدید با اطلاعات صحیح صادر کرده و مجدداً برای تأیید به خریدار ارسال کند.

 اگر صورت حساب اصلاحی صادر نشود چه عواقبی در بر دارد؟

یکی از مهم‌ترین پیامدها عدم پذیرش اعتبار مالیاتی خریدار است به این معنا که اگر اطلاعات فاکتور نادرست باشد و اصلاح نشود خریدار نمی‌تواند مالیات بر ارزش افزوده پرداختی را به عنوان اعتبار مالیاتی خود منظور کند.از طرفی جرائم مالیاتی برای فروشنده نیز در صورت عدم اصلاح فاکتور به فروشنده تحمیل خواهد شد. اگر فاکتور حاوی اطلاعات اشتباه باشد و اصلاح نشود سازمان امور مالیاتی می‌تواند فروشنده را به دلیل ارائه اطلاعات نادرست مشمول جریمه‌های مالیاتی کند.مشکلات در تنظیم اظهارنامه مالیاتی از دیگر پیامدهای عدم اصلاح فاکتور است چرا که  اطلاعات صورتحساب‌های ثبت‌شده در سامانه مودیان مستقیماً در اظهارنامه مالیاتی مؤثر هستند

از آنجاییکه اغلب مودیان خودشان با استفاده از نرم افزار واسط سامانه مودیان اقدام به ارسال صورتحساب می کنند  می توانند روند اصلاح فاکتور ها را راحت تر و سریع تر انجام بدهند. در صورتیکه از مشترکین نرم افزار واسط کاریا حساب می باشید در لیست فاکتورها فاکتورهای مرجع اصلاحی ابطالی و برگشت از فروش قابل مشاهده می باشد. مودیان گرامی میتوانند در صورت بروز خطا در روند کار خود از پشتیبانی 24 ساعته بهره مند شوند. برای مشاهده ی دموی افزونه ی واسط کاریا حساب به آدرس https://kariyahesab.com مراجعه نمائید.