نحوه سند زدن پیش پرداخت اجاره

حساب پیش پرداخت و پیش دریافت از جمله حساب‌هایی هستند که در محاسبه هزینه و درآمد باید به‌دقت بررسی و اصلاح شوند تا شناسایی به‌درستی انجام شود و صورت‌های مالی دقیق و بدون اشتباه باشند. در این مقاله با انواع پیش پرداخت و پیش دریافت آشنا می‌شویم و درباره ثبت حسابداری و اصلاح آن‌ها صحبت می‌کنیم.گاهی در بعضی شرکت‌ها پیش می‌آید که پیش از تحویل گرفتن کالا یا خدمات هزینه آن پرداخت می‌شود، این کالا و خدمات می‌تواند مواد اولیه باشد و یا هزینه‌هایی مانند بیمه و اجاره‌بها که به آنها هزینه پیش پرداخت گفته می‌شود. پیش پرداخت دارایی جاری محسوب می‌شود و ماهیت بدهکار دارد.

در مقابل ممکن است شرکت پیش از تحویل دادن کالا یا خدمات به مشتری هزینه آن را از مشتری دریافت کند. این هزینه پیش دریافت نامیده می‌شود، دارایی محسوب نمی‌شود، ماهیت بستانکار دارد و تا زمانی که شرکت کالا یا خدمات را ارائه نداده است به مشتری بدهکار است. درواقع تفاوت پیش پرداخت و پیش دریافت در ماهیت آن‌ها است. پیش پرداخت قسمتی از دارایی‌های شرکت و دارای ماهیت بدهکار است و پیش دریافت قسمتی از بدهی شرکت و دارای ماهیت بستانکار است.

انواع پیش پرداخت در حسابداری

پیش پرداخت در حسابداری انواع مختلفی دارد. در این بخش چند نوع پیش پرداخت را به اختصار معرفی می‌کنیم:

• پیش پرداخت خرید کالا: در هنگام خرید کالا مبلغ به فروشنده پرداخت می‌شود، ولی کالا مدتی بعد تحویل گرفته می‌شود.
• پیش پرداخت دارایی ثابت یا سرمایه: برای خرید که سرمایه نیز نامیده می‌شود مانند زمین، ساختمان و ماشین‌آلات مبلغی پرداخت می‌شود، ولی تحویل این دارایی‌ها در آینده انجام می‌پذیرد.
• پیش پرداخت دارایی جاری: برای خرید دارایی جاری مانند مواد اولیه و سهام مبلغی پرداخت می‌شود، ولی تحویل این دارایی‌ها در آینده انجام می‌پذیرد.
• پیش پرداخت مالیات: هنگامی که هنوز موعد رسیدگی و تعیین مالیات قطعی شرکت نرسیده است، ولی مبلغی به‌عنوان مالیات و به دلیل اجرای قوانین مالیاتی پرداخت می‌شود.

انواع پیش دریافت در حسابداری

پیش دریافت نیز انواعی دارد که به چند نوع از آن اشاره می‌کنیم:

• پیش دریافت اعتبار اسنادی: هنگام گشایش اعتبار اسنادی، بانک مبلغی را به‌عنوان پیش دریافت اعتبار اسنادی دریافت می‌کند.
• پیش دریافت پیمان: کارفرما در ابتدای قرارداد و پیش از آنکه کاری انجام شود مبلغی را برای هزینه‌های اولیه به پیمانکار می‌دهد.
• پیش دریافت پیمانکاری: مبلغی که شرکت پیمانکاری در ازای کاری که قرار است انجام دهد دریافت می‌کند.
• پیش دریافت خدمات: پیش از انجام خدمات طی یک قرارداد مبلغی به‌عنوان پیش دریافت گرفته می‌شود و خدمات طی مدتی معلوم در آینده ارائه می‌شود.
• پیش دریافت درآمد: هنگام فروش کالا یا خدمات به مشتری مبلغی پیش از تحویل کالا و یا ارائه خدمات دریافت می‌شود.
• پیش دریافت مالیات: مبلغی که به‌عنوان مالیات پیش از موعد رسیدگی دریافت می‌شود، مانند مالیات بر ارزش‌افزوده.

ثبت حسابداری پیش پرداخت و پیش دریافت

برای ارائه گزارش‌های مالی نیاز است که بادقت بسیار زیادی ثبت شوند. ثبت حسابداری پیش پرداخت و پیش دریافت نیز از ثبت‌های مهم حسابداری به شمار می‌روند.

پیش پرداخت در ابتدا به‌عنوان هزینه‌ای که هنوز در قبالش کالا یا خدماتی دریافت نشده و در آینده محقق خواهد شد در دفاتر حسابداری ثبت می‌شود. ماهیت حساب پیش پرداخت بدهکار است و به این صورت است که در پایان قسمتی از پیش پرداخت که محقق شده از حساب پیش پرداخت کسر و به حساب هزینه‌ها اضافه می‌شود؛ بنابراین در سند پیش پرداخت، حساب پیش پرداخت بدهکار و حساب بانک یا صندوق بستانکار ثبت می‌شود.

در مورد پیش دریافت حساسیت موضوع بیشتر است، زیرا بحث بدهی شرکت به مشتری مطرح است؛ بنابراین ثبت این حساب باید به‌صورت کاملاً دقیق و بدون اشتباه صورت گیرد. ماهیت حساب پیش دریافت بستانکار است و به این صورت است که هنگامی که مبلغی به‌عنوان پیش دریافت از مشتری دریافت می‌شود این مبلغ بدهی شرکت به مشتری محسوب می‌شود؛ بنابراین در اجاره سند پیش دریافت، حساب بانک یا صندوق بدهکار و حساب پیش دریافت بستانکار ثبت می‌شود.

اصلاح حساب پیش پرداخت‌ها در حسابداری

در پایان سال مالی برای تهیه گزارش‌های مالی و ارائه صورت‌های مالی حساب پیش پرداخت باید اصلاح شود. زیرا بخشی از مبلغ پیش پرداخت ممکن است تا پایان سال مالی به هزینه تبدیل شود؛ بنابراین آن بخش از پیش پرداخت که محقق شده است از حساب پیش پرداخت کسر و به حساب هزینه‌ها اضافه می‌شود. ثبت این اصلاحات به این صورت است که حساب هزینه مربوطه بدهکار و حساب پیش پرداخت بستانکار می‌شود.

اصلاح حساب پیش دریافت‌ها در حسابداری

حساب پیش پرداخت نیز در پایان سال مالی و پیش از تهیه گزارش‌های مالی نیاز به اصلاح دارد. زیرا ممکن است در پایان سال مالی بخشی از آن تحقق‌یافته باشد و در صورت اصلاح نشدن در تهیه صورت‌های مالی مشکل به وجود می‌آید.

حساب پیش دریافت پیش از اصلاح یک حساب مختلط است، به این معنی که بخشی از آن یک بدهی است که جزء حساب‌های دائمی است و بخشی از آن درآمد است که جزء حساب‌های موقتی است. برای اصلاح حساب پیش دریافت بخشی از حساب پیش دریافت که محقق شده از حساب پیش دریافت کسر و به حساب درآمدها اضافه می‌شود. ثبت این اصلاحات به این صورت است که حساب درآمد مربوطه بستانکار و حساب پیش دریافت بدهکار می‌شود.

تفاوت مساعده، علی‌الحساب، پیش پرداخت و پیش دریافت

در ابتدای مقاله به تعریف پیش دریافت و پیش پرداخت پرداختیم. ولی لازم است اشاره کنیم که پیش دریافت و پیش پرداخت با علی‌الحساب و مساعده فرق دارد. زمانی که پیش دریافت انجام می‌شود، قبل از این‌که هزینه‌ای شده باشد فاکتور کل مبلغ هزینه و یا هزینه چند دوره به‌صورت یک‌جا پرداخت می‌شود. درحالی‌که در پرداخت علی‌الحساب بخشی از کار انجام شده است و کارفرما جهت ادامه کار مبلغی را به‌عنوان علی‌الحساب دریافت می‌کند و مابقی مبلغ پس از اتمام کار پرداخت می‌شود.

تعریف مساعده نیز با پیش پرداخت و علی‌الحساب متفاوت است، ولی درعین‌حال مساعده نوعی علی‌الحساب به شمار می‌رود. مساعده زمانی پرداخت می‌شود که افراد درگیر پروژه نیاز به کمک مالی برای تهیه محصول یا خدمات داشته باشند. همچنین در بحث حقوق و دستمزد مساعده به کارگری که نیاز مالی دارد پرداخت می‌شود و در پایان ماه از حقوقش کسر می‌شود.

استهلاک پیش دریافت‌ها

منظور از استهلاک پیش دریافت این است که وقتی مبلغی از مشتری قبل از تحویل کالا یا خدمات دریافت می‌شود، باید مبلغ پیش دریافت از اولین دریافتی تسویه شود. برای مثال اگر قرار است ۲۵ درصد از صورت‌حساب به پیش دریافت شود، در اولین پرداختی که مشتری انجام می‌دهد باید مبلغ پیش دریافت به نسبت ۲۵ از ۱۰۰ محاسبه شود و برای آن سند صادر شود.

اصلاح حساب‌های مختلط

در تعریف پیش پرداخت و پیش دریافت گفتیم که حساب‌های پیش پرداخت و پیش دریافت از حساب‌های مختلط هستند، به این معنی که بخشی از آن‌ها جزء حساب‌های دائمی است و بخشی از آن جزء حساب‌های موقتی است. همه حساب‌های مختلط در یک زمان واحد اصلاح نمی‌شوند. برای مثال حساب پیش پرداخت در پایان سال مالی اصلاح می‌شود، ولی اصلاح حساب پیش دریافت زمانی صورت می‌گیرد که مبلغ پیش دریافت محقققبل از اینکه به توضیح کامل پیش پرداخت در حسابداری بپردازیم باید بدانیم پیش پرداخت با ودیعه چه تفاوتی دارد تا زمان ثبت حسابداری آن بتوانیم این دو حساب را از هم تشخیص دهیم. پیش‌ پرداخت همان مبلغ ابتدایی برای شروع کار یا شروع معامله است که از طرف دریافت کننده خدمات و کالا به ارائه کننده آن برای پایبند بودن به تعهدات پرداخت می‌شود. اما در مقابل سپرده یا ودیعه در قراردادهای مختلف به‌عنوان امانت در اختیار فرد قرار می‌گیرد. متأسفانه برخی افراد تصور می‌کنند که ودیعه و پیش‌ پرداخت یکسان بوده و هیچ تفاوتی با یکدیگر ندارند.

اما باید بگوییم درست است که این ۲ مقوله به یکدیگر شباهت دارند. اما تفاوت ودیعه‌ با پیش‌ پرداخت به‌طور کامل با در نظر گرفتن یکسری خصوصیات قابل‌ درک است. به‌طور کلی پیش‌ پرداخت مبلغی است که از سوی شخص در ازای انجام کار یا خرید یک محصول به فروشنده یا انجام دهنده آن پرداخت می‌شود، اما ودیعه در حالت کلی امانتی است که این امانت به‌صورت رایگان (مانند قرض الحسنه) نگهداری شده و در زمان مناسب به صاحب آن برگردانده می‌شود.

اشخاصی که در زمینه حسابداری مهارت و اطلاعات کافی دارند، قطعا به تفاوت ودیعه با پیش‌ پرداخت پی برده‌اند. چون این دو مقوله کاملاً از هم مجزا بوده و هیچ کدام دیگری را کامل نمی‌کند. برای آشنایی با این دو اصطلاح و درک تفاوت میان آن‌ها به شما توصیه می‌کنیم تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

یکی از عقودی که در قراردادهای مختلف از آن استفاده می‌شود، عقد ودیعه است. این نوع عقد قواعد و ویژگی‌های خاصی داشته که در قانون مدنی به آن پرداخته می‌شود. برای تنظیم قراردادها و ثبت آن یک‌سری تبعات و اثرات وجود دارد که به‌عنوان ضمانت باید برای شخص پذیرنده اجرا گردد.

اگر بخواهیم از لحاظ قانون مدنی بررسی کنیم، طبق ماده ۶۰۷ ودیعه عقد یا تعهدی هست که در آن شخص به واگذاری مال و وسیله‌ی با ارزش خود می‌پردازد. این نگهداری و محافظت کاملاً رایگان بوده و در ازای آن پولی دریافت نمی‌شود. ودیعه گذار می تواند هر زمان که اراده کند مال و ثروت خود را که به امانت به شخص دیگر داده بود دریافت کند.

از لحاظ قانون مدنی دو طرفی که در این اقدام به معامله یا توافق می‌رسند، مودع و مستودع نام دارند. درحقیقت کسی که مال و اموال خود را به شخص دیگر می‌دهد، مودع است و مستودع شخصی است که از مال مودع به‌صورت کاملاً دقیق مراقبت می‌کند. درحقیقت امانت‌داری و امین بودن در این معامله به مستودع تعلق می‌گیرد.

در معنای دیگر به شخص مودع، ودیعه گذار و به شخص مستودع، ودیعه‌گیر نیز می‌گویند. این دو شخص برای انعقاد این عقد باید اهلیت قانونی داشته باشند و به‌خوبی با قانون‌های مدنی آشنا باشند. فسخ این عقد بر اساس توافق هر دو طرف قرارداد صورت می گیرد. نمونه ثبت رویداد مالی برای ودیعه اجاره محل دفتر کار در حسابداری  :

ودیعه اجاره محل   ۱،۰۰۰،۰۰۰،۰۰۰a ریال

بانک   ۱،۰۰۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال

اما برای اینکه بدانیم پیش پرداخت در حسابداری چیست توصیه می کنم این ویدئو را تا انتها مشاهده کنید.

این ویدئو بخشی از آموزش صفر تا صد حسابداری بازار کار، سرفصل پیش پرداخت می‌باشد.

• پیش پرداخت چیست و چه اهمیتی دارد؟

پیش پرداخت حسابی است با ماهیت بدهکار و زمانی که مبلغی را قبل از دریافت خدمات یا خرید کالا به اشخاص حقیقی و حقوقی پرداخت می کنیم این مبالغ را تا تعیین تکلیف نهایی در این حساب نگهداری می کنیم و پس از دریافت کالا یا خدمات این مبالغ را یکجا یا در چند مرحله از این حساب به حساب مورد نظر انتقال خواهیم داد که چگونگی آن در ادامه مقاله بصورت کامل توضیح داده خواهد شد.